У компании может быть выстроен идеальный порядок работы с входящей корреспонденцией: письма регистрируются, требования передаются юристам, бухгалтерия получает уведомления, а сроки контролирует ответственный сотрудник. Однако такая система работает только пока понятно, в какой момент письмо считается доставленным.
С 2027 года компаниям придется учитывать новый способ получения юридически значимых сообщений, например, требований, уведомлений и извещений.
Закон № 271-ФЗ предусматривает создание электронной почтовой системы АО «Почта России» и электронного почтового ящика.
Госуслуги и электронный почтовый ящик: в чем разница
Электронная почтовая система АО «Почта России» будет использоваться для приема и доставки юридически значимых сообщений. Через нее такие сообщения смогут поступать адресатам на Госуслуги и региональные порталы. Основные правила работы этой системы начнут действовать с 1 марта 2027 года.
Электронный почтовый ящик появится позже, с 1 сентября 2027 года. Это отдельный сервис на Госуслугах со своими правилами, через который организации, ИП и граждане, зарегистрированные в ЕСИА, смогут обмениваться документами и сообщениями.
Правило в обоих случаях похоже: письмо не нужно открывать, достаточно входа. Различается только точка, с которой закон связывает доставку. Для сообщений на Госуслугах это вход в личный кабинет, а для сообщений в электронном почтовом ящике - вход непосредственно в ящик.
Кто может направлять сообщения на Госуслуги и когда они считаются доставленными
Новый порядок касается юридически значимых сообщений, для которых законодательством предусмотрено электронное направление через соответствующую государственную цифровую инфраструктуру. Отправителями таких сообщений могут быть:
- органы государственной власти Российской Федерации;
- органы государственной власти субъектов РФ;
- органы местного самоуправления;
- юридические лица, наделенные отдельными государственными или иными публичными полномочиями;
- Центральный банк Российской Федерации;
- государственные компании;
- государственные корпорации;
- иные юридические лица, в уставном капитале которых доля участия Российской Федерации превышает 50 процентов.
В том случае, если сообщение направлено через электронную почтовую систему на Госуслуги или региональный портал, оно считается доставленным, когда адресат вошел в личный кабинет в течение семи дней после его размещения. Открывать сам документ для этого не нужно.
Именно здесь появляется риск для компании. Сотрудник может войти в кабинет, например чтобы проверить заявление или воспользоваться другим сервисом. В это время там уже находится новое требование или уведомление. Юрист его не видел, ответственный сотрудник не поставил дальнейшие действия на контроль. Однако с точки зрения закона сообщение уже может считаться доставленным.
Получается разрыв между внешней системой и внутренним документооборотом. Юридически значимое событие уже произошло, а обычный процесс работы с документом внутри компании еще не начался. Похожая ситуация бизнесу уже знакома по блокировкам: когда сайт заблокирован, а уведомление до компании не дошло, спорить о самом факте доставки обычно уже поздно.
Что делать, если решение уже принято, а письма компания так и не увидела? РКН заблокировал сайт, но никто не уведомил
Как устроено уведомление, почему письмо может не дойти и что это меняет для сроков
И тут возникает следующий вопрос: распространяется ли данное правило и на новый цифровой почтовый ящик?
Когда сообщение в электронном почтовом ящике считается доставленным
Электронный почтовый ящик предназначен для юридических лиц, ИП и граждан, зарегистрированных в ЕСИА. Для использования сервиса пользователям будут создаваться специальные адреса электронной почты. Порядок создания ящиков, приостановления доступа к ним и удаления должно определить Правительство.
Юридически значимое сообщение считается доставленным, если адресат в течение семи дней после его размещения вошел непосредственно в электронный почтовый ящик.
А если человек вообще не вошел?
Что будет, если не зайти в электронный почтовый ящик
Для электронного почтового ящика закон предусматривает резервный вариант. В случае, если адресат в течение семи дней не вошел в электронный почтовый ящик, то сообщение считается не доставленным, и Почта России должна доставить его адресату уже по правилам обычной почтовой связи.
Это означает, что новый цифровой канал не заменяет полностью привычную почтовую доставку. В зависимости от того, состоялась ли доставка в электронном ящике, один и тот же документ может пойти дальше уже по обычному почтовому маршруту.
Что будет, если не зайти на Госуслуги
Как указали выше, если сообщение успешно размещено на Госуслугах, оно считается доставленным при условии, что адресат вошел в личный кабинет в течение семи дней после размещения. В противном случае предусмотренное законом условие доставки не выполнено.
При этом закон уже определяет случаи, когда электронная доставка заменяется обычной почтой. Если направить со