У компании может быть выстроен идеальный порядок работы с входящей корреспонденцией: письма регистрируются, требования передаются юристам, бухгалтерия получает уведомления, а сроки контролирует ответственный сотрудник. Однако такая система работает только пока понятно, в какой момент письмо считается доставленным.
С 2027 года компаниям придется учитывать новый способ получения юридически значимых сообщений, например, требований, уведомлений и извещений.
Закон № 271-ФЗ предусматривает создание электронной почтовой системы АО «Почта России» и электронного почтового ящика.
Госуслуги и электронный почтовый ящик: в чем разница
Электронная почтовая система АО «Почта России» будет использоваться для приема и доставки юридически значимых сообщений. Через нее такие сообщения смогут поступать адресатам на Госуслуги и региональные порталы. Основные правила работы этой системы начнут действовать с 1 марта 2027 года.
Электронный почтовый ящик появится позже, с 1 сентября 2027 года. Это отдельный сервис на Госуслугах со своими правилами, через который организации, ИП и граждане, зарегистрированные в ЕСИА, смогут обмениваться документами и сообщениями.
Правило в обоих случаях похоже: письмо не нужно открывать, достаточно входа. Различается только точка, с которой закон связывает доставку. Для сообщений на Госуслугах это вход в личный кабинет, а для сообщений в электронном почтовом ящике - вход непосредственно в ящик.
Кто может направлять сообщения на Госуслуги и когда они считаются доставленными
Новый порядок касается юридически значимых сообщений, для которых законодательством предусмотрено электронное направление через соответствующую государственную цифровую инфраструктуру. Отправителями таких сообщений могут быть:
- органы государственной власти Российской Федерации;
- органы государственной власти субъектов РФ;
- органы местного самоуправления;
- юридические лица, наделенные отдельными государственными или иными публичными полномочиями;
- Центральный банк Российской Федерации;
- государственные компании;
- государственные корпорации;
- иные юридические лица, в уставном капитале которых доля участия Российской Федерации превышает 50 процентов.
В том случае, если сообщение направлено через электронную почтовую систему на Госуслуги или региональный портал, оно считается доставленным, когда адресат вошел в личный кабинет в течение семи дней после его размещения. Открывать сам документ для этого не нужно.
Именно здесь появляется риск для компании. Сотрудник может войти в кабинет, например чтобы проверить заявление или воспользоваться другим сервисом. В это время там уже находится новое требование или уведомление. Юрист его не видел, ответственный сотрудник не поставил дальнейшие действия на контроль. Однако с точки зрения закона сообщение уже может считаться доставленным.
Получается разрыв между внешней системой и внутренним документооборотом. Юридически значимое событие уже произошло, а обычный процесс работы с документом внутри компании еще не начался. Похожая ситуация бизнесу уже знакома по блокировкам: когда сайт заблокирован, а уведомление до компании не дошло, спорить о самом факте доставки обычно уже поздно.
Что делать, если решение уже принято, а письма компания так и не увидела? РКН заблокировал сайт, но никто не уведомил
Как устроено уведомление, почему письмо может не дойти и что это меняет для сроков
И тут возникает следующий вопрос: распространяется ли данное правило и на новый цифровой почтовый ящик?
Когда сообщение в электронном почтовом ящике считается доставленным
Электронный почтовый ящик предназначен для юридических лиц, ИП и граждан, зарегистрированных в ЕСИА. Для использования сервиса пользователям будут создаваться специальные адреса электронной почты. Порядок создания ящиков, приостановления доступа к ним и удаления должно определить Правительство.
Юридически значимое сообщение считается доставленным, если адресат в течение семи дней после его размещения вошел непосредственно в электронный почтовый ящик.
А если человек вообще не вошел?
Что будет, если не зайти в электронный почтовый ящик
Для электронного почтового ящика закон предусматривает резервный вариант. В случае, если адресат в течение семи дней не вошел в электронный почтовый ящик, то сообщение считается не доставленным, и Почта России должна доставить его адресату уже по правилам обычной почтовой связи.
Это означает, что новый цифровой канал не заменяет полностью привычную почтовую доставку. В зависимости от того, состоялась ли доставка в электронном ящике, один и тот же документ может пойти дальше уже по обычному почтовому маршруту.
Что будет, если не зайти на Госуслуги
Как указали выше, если сообщение успешно размещено на Госуслугах, оно считается доставленным при условии, что адресат вошел в личный кабинет в течение семи дней после размещения. В противном случае предусмотренное законом условие доставки не выполнено.
При этом закон уже определяет случаи, когда электронная доставка заменяется обычной почтой. Если направить сообщение на Госуслуги технически невозможно, у адресата нет личного кабинета или документ вообще не был направлен через новую систему в установленном порядке, Почта России должна доставить его регистрируемым письмом.
А что, если компания не хочет зависеть от нового электронного канала, сможет ли она вообще от него отказаться?
Можно ли отказаться от получения юридически значимых сообщений на Госуслугах
Такая возможность прямо предусмотрена законом. Правительство должно определить порядок получения согласия адресатов на электронную доставку, а также порядок отказа от получения юридически значимых сообщений через Госуслуги и региональные порталы.
В том случае, если юридически значимое сообщение не было направлено на Госуслуги в порядке, предусмотренном законом, Почта России преобразует его в регистрируемое письмо и доставляет по правилам обычной почтовой связи.
Зачем нужен электронный почтовый ящик, если сообщения уже приходят на Госуслуги
271-ФЗ предусматривает создание электронных почтовых ящиков для юридических лиц, ИП и граждан, зарегистрированных в ЕСИА. Для использования ящика таким лицам будут создаваться специальные адреса электронной почты. Порядок и сроки его создания определит Правительство.
Через электронный почтовый ящик юридические лица, ИП и граждане смогут находить друг друга и направлять юридически значимые документы и сообщения. То есть новый сервис рассчитан не только на взаимодействие государства с гражданами и бизнесом, через него смогут обмениваться сообщениями и сами пользователи системы.
После запуска электронных почтовых ящиков Госуслуги сохранятся как самостоятельный канал доставки юридически значимых сообщений. При этом с сентября 2027 года электронный почтовый ящик станет еще одним значимым каналом, который компании придется учитывать вместе с уже существующими.
Это часть более общего процесса: цифровая среда перестает быть нейтральной инфраструктурой и все чаще сама определяет юридические последствия обычных действий пользователя, включая простой вход в личный кабинет.
Если ящик будет использоваться, возникает следующий вопрос: сколько это будет стоить бизнесу.
Как будет оплачиваться электронный почтовый ящик
Для ИП и большинства юридических лиц использование электронного почтового ящика будет платным.
Закон предусматривает ежемесячную плату за использование ящика и отдельную плату за отправку сообщений. Для государственных органов и некоторых публичных организаций предусмотрены исключения. Размер, порядок и сроки взимания платы должно установить Правительство.
Если пользователь, который обязан вносить ежемесячную плату, ее не внес, доступ к электронному почтовому ящику приостанавливается до оплаты. При этом если сообщение не доставлено в электронный почтовый ящик, закон предусматривает его доставку по правилам обычной почтовой связи.
С этим каналом связано и еще одно изменение: новый электронный адрес появится в государственных реестрах.
Как новый электронный адрес связан с ЕГРЮЛ и ЕГРИП
С 1 марта 2027 года меняются правила указания электронной почты в ЕГРЮЛ и ЕГРИП. В реестрах будет указываться адрес электронной почты, созданный по новым правилам Закона о почтовой связи. Сведения об этом адресе в регистрирующий орган будет передавать уполномоченный государственный орган.
Сами электронные почтовые ящики и новые адреса начнут создаваться с 1 сентября 2027 года. После создания сведения о таком адресе будут передаваться в ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
Одновременно имеет смысл проверить, какие контактные данные компания раскрывает публично. Требования к тому, какая информация и документы должны быть на сайте, никуда не исчезают, а расхождение между адресом в реестре и реквизитами на сайте создает лишние вопросы к компании.
Что компании нужно проверить и контролировать с 2027 года
Таким образом, с 2027 года главная задача для компании заключается не в том, чтобы просто добавить еще один адрес в список корпоративной почты, а контролировать, кто и когда входит в личный кабинет организации на Госуслугах. Такой вход в предусмотренных законом случаях может повлиять на момент доставки юридически значимого сообщения.
Сначала стоит проверить доступы к Госуслугам. Важно понимать не только, кто формально имеет доступ к кабинету организации, но и кто действительно туда заходит и для каких задач. Следующий вопрос касается внутреннего маршрута корреспонденции.
Если бухгалтер зашел на Госуслуги по своему вопросу и там появилось требование, которое должен анализировать юрист, документ должен быстро попасть к нужному сотруднику. Иначе юридическая доставка уже состоялась, а внутри компании работа с документом еще не началась.
А в связи с введением почтового ящика, внутренний порядок работы с корреспонденцией придется строить уже не вокруг одного места получения документов, а вокруг всех каналов, с которыми закон связывает юридически значимую доставку.
2027 год добавляет компаниям сразу несколько точек контроля. Параллельно с новым порядком доставки бизнесу предстоит учитывать закон о платформенной экономике, а с 1 марта 2027 года начинают действовать отложенные положения закона об искусственном интеллекте № 243-ФЗ. Проверять внутренние процессы удобнее одним циклом, а не по каждому закону отдельно.
Отдельно стоит следить за подзаконными актами. Порядок создания, приостановления и удаления электронных почтовых ящиков, порядок согласия на электронную доставку и отказа от нее, а также размер и порядок внесения платы должно установить Правительство. На момент публикации соответствующие постановления еще не приняты, поэтому часть практических вопросов пока остается открытой.
Какие еще требования вступают в силу в ближайшие годы? Закон о платформенной экономике
Новые обязанности операторов платформ, требования к прозрачности и работе с пользователями
Часто задаваемые вопросы
Если юридически значимое сообщение направлено через электронную почтовую систему в предусмотренном законом порядке, оно считается доставленным, когда адресат вошел в личный кабинет на Госуслугах или региональном портале в течение семи дней после размещения. Открывать само сообщение для этого не нужно.
Сообщение считается доставленным, если адресат вошел непосредственно в электронный почтовый ящик в течение семи дней после его размещения. Обычного входа на Госуслуги для этого недостаточно.
Если юридически значимое сообщение не доставлено в электронный почтовый ящик, Почта России должна доставить его адресату по правилам обычной почтовой связи.
Да. Закон прямо предусматривает возможность отказа. Порядок согласия на электронную доставку и отказа от нее должно установить Правительство.
Нет. Госуслуги сохранятся как самостоятельный канал. Электронный почтовый ящик станет дополнительным каналом юридически значимого электронного обмена, которым смогут пользоваться организации, ИП, граждане и в установленных случаях публичные отправители.
Да, для ИП и большинства юридических лиц предусмотрена ежемесячная плата за использование ящика и отдельная плата за отправку сообщений. Конкретные размеры платы должно установить Правительство.
Доступ к ящику будет приостановлен до оплаты. При этом для юридически значимого сообщения, которое не доставлено в электронный почтовый ящик, закон предусматривает обычную почтовую доставку.
Положения закона об электронных почтовых ящиках начинают действовать с 1 сентября 2027 года. Основные положения об электронной почтовой системе начинают действовать раньше, с 1 марта 2027 года.